Quản lý hàng tồn kho là một tài sản quan trọng đối với các doanh nghiệp. Vì nó cho phép họ giảm thiểu chi phí tồn kho trên bảng cân đối kế toán của công ty (khi họ nhận được những hàng hóa này). Hàng tồn kho có thể được phân loại theo 3 cách, bao gồm: nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang và thành phẩm. Hãy cùng VMO khám phá kỹ hơn về quản trị hàng tồn kho nhé!

Quản lý hàng tồn kho là gì?

Quản lý hàng tồn kho (Inventory) là quá trình phân loại hoặc đánh số các mặt hàng. Đề cập đến các nguyên liệu thô được sử dụng trong sản xuất cũng như hàng hóa được sản xuất sẵn để bán. 

Nó đại diện cho những tài sản quan trọng nhất mà công ty có. Bởi vì doanh thu của hàng là một trong những nguồn tạo doanh thu chính. Có 3 loại hàng, bao gồm: nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang và thành phẩm. Nó được phân loại là tài sản lưu động trên bảng cân đối kế toán của công ty.

CHÌA KHÓA RÚT RA:

• Hàng tồn kho là nguyên liệu thô được sử dụng để sản xuất hàng hóa cũng như hàng hóa sẵn sàng để bán.
• Nó được phân loại là tài sản ngắn hạn trên bảng cân đối kế toán của công ty.
• Ba loại bao gồm nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang và thành phẩm. 
• Được định giá theo một trong ba cách. Bao gồm phương pháp nhập trước xuất trước; phương pháp nhập sau xuất trước; và phương pháp bình quân gia quyền.
• Quản lý hàng tồn kho cho phép doanh nghiệp giảm thiểu chi phí hàng tồn kho khi họ tạo hoặc nhận hàng hóa khi cần thiết.

Hiểu về quản lý hàng tồn kho

Quản lý hàng tồn kho là mảng hàng hóa được sử dụng trong sản xuất hoặc thành phẩm. Do một công ty nắm giữ trong quá trình kinh doanh bình thường. Có 3 loại hàng tồn kho:

• Nguyên liệu thô (bất kỳ nguồn cung cấp nào được sử dụng để sản xuất thành phẩm)
• Sản phẩm dở dang (WIP)
• Thành phẩm hoặc những sản phẩm đã sẵn sàng để bán.

Nó đóng vai trò là bộ đệm giữa sản xuất và thực hiện đơn hàng. Khi một mặt hàng tồn kho được bán, chi phí vận chuyển của nó sẽ chuyển sang loại giá vốn hàng bán (COGS) trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.

Quản lý hàng tồn kho được định giá theo 3 cách. Những phương pháp này là:

• Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO): cho biết giá vốn hàng bán dựa trên chi phí nguyên vật liệu được mua sớm nhất. Mặt khác, chi phí vận chuyển của hàng tồn kho còn lại dựa trên chi phí nguyên vật liệu được mua mới nhất
• Phương pháp nhập sau xuất trước (LIFO): trong đó nêu rõ giá vốn hàng bán. Được định giá bằng cách sử dụng chi phí nguyên vật liệu được mua mới nhất. Trong khi giá trị của hàng tồn kho còn lại dựa trên nguyên vật liệu được mua sớm nhất.
• Phương pháp bình quân gia quyền: yêu cầu định giá cả hàng tồn kho và giá vốn hàng bán. Dựa trên chi phí trung bình của tất cả nguyên vật liệu được mua trong kỳ.

Quản lý công ty, nhà phân tích và nhà đầu tư có thể sử dụng doanh thu hàng tồn kho của công ty. Để xác định số lần bán sản phẩm của mình trong một khoảng thời gian nhất định. Vòng quay hàng tồn kho có thể cho biết một công ty có quá nhiều hay quá ít hàng tồn kho.

Quản lý hàng tồn kho

• Sở hữu một lượng lớn hàng tồn kho trong một thời gian dài thường không phải là một ý tưởng hay cho một doanh nghiệp. Đó là vì những thách thức mà nó đưa ra. Bao gồm chi phí lưu trữ, chi phí hư hỏng và nguy cơ lỗi thời.
• Sở hữu quá ít hàng tồn kho cũng có nhược điểm của nó. Chẳng hạn, một công ty có nguy cơ bị xói mòn thị phần và mất lợi nhuận từ việc bán hàng tiềm năng.
• Các dự báo và chiến lược quản lý hàng tồn kho. Chẳng hạn như hệ thống hàng tồn kho đúng lúc (JIT) (với chi phí xả ngược). Có thể giúp các công ty giảm thiểu chi phí hàng tồn kho vì hàng hóa chỉ được tạo ra hoặc nhận khi cần thiết.

Quản lý hàng tồn kho có 13 loại

1. Nguyên vật liệu

• Nguyên vật liệu là những vật liệu mà công ty sử dụng để tạo ra và hoàn thành sản phẩm. Khi sản phẩm được hoàn thành, nguyên liệu thô thường không thể nhận dạng được từ dạng ban đầu.
• Chẳng hạn như dầu dùng để tạo dầu gội đầu.

2. Thành phần

• Thành phần giống như nguyên liệu thô là nguyên liệu mà công ty sử dụng để tạo và hoàn thiện sản phẩm. Ngoại trừ việc chúng vẫn có thể nhận ra khi sản phẩm được hoàn thành.
• Chẳng hạn như ốc vít.

3. Công việc đang tiến hành (WIP)

• Hàng tồn kho WIP đề cập đến các mặt hàng trong quá trình sản xuất.
• Bao gồm: nguyên liệu thô hoặc linh kiện, nhân công, chi phí chung và thậm chí cả vật liệu đóng gói.

4. Thành phẩm

• Thành phẩm là những mặt hàng đã sẵn sàng để bán.

5. Hàng hóa Bảo trì, Sửa chữa và Vận hành (MRO)

• MRO là hàng tồn kho — thường ở dạng vật tư — hỗ trợ sản xuất sản phẩm hoặc duy trì hoạt động kinh doanh.

6. Vật liệu đóng gói và đóng gói

Có ba loại vật liệu đóng gói:

• Bao bì sơ cấp bảo vệ sản phẩm và làm cho sản phẩm có thể sử dụng được
• Bao bì thứ cấp là bao bì của thành phẩm và có thể bao gồm nhãn hoặc thông tin SKU
• Đóng gói cấp ba là đóng gói số lượng lớn để vận chuyển.

7. Dự trữ an toàn và Dự trữ dự đoán

• Dự trữ an toàn là quản lý hàng tồn kho bổ sung mà một công ty mua và lưu trữ để trang trải các sự kiện bất ngờ.
• Cổ phiếu an toàn có chi phí vận chuyển, nhưng nó hỗ trợ sự hài lòng của khách hàng. Tương tự, kho dự kiến ​​bao gồm nguyên liệu thô hoặc thành phẩm mà doanh nghiệp mua. Dựa trên xu hướng bán hàng và sản xuất.
• Nếu giá nguyên liệu thô đang tăng hoặc sắp đến thời điểm bán hàng cao điểm. Doanh nghiệp có thể mua hàng dự trữ an toàn.

8. Tách quản lý hàng tồn kho

• Tách hàng tồn kho là thuật ngữ được sử dụng cho các mặt hàng bổ sung hoặc WIP. Được lưu giữ tại mỗi trạm dây chuyền sản xuất để tránh ngừng hoạt động.
• Trong khi tất cả các công ty có thể có hàng dự trữ an toàn. Việc tách hàng tồn kho sẽ hữu ích nếu các bộ phận của dây chuyền hoạt động ở các tốc độ khác nhau. Chỉ áp dụng cho các công ty sản xuất hàng hóa.

9. Quản lý hàng tồn kho theo chu kỳ

• Các công ty đặt hàng hàng tồn kho theo chu kỳ theo lô để có được số lượng hàng tồn kho phù hợp với chi phí lưu trữ thấp nhất.
• Tìm hiểu thêm về các công thức kiểm kê theo chu kỳ trong “Hướng dẫn cần thiết về lập kế hoạch kiểm kê”.

10. Tồn kho dịch vụ

• Tồn kho dịch vụ là một khái niệm kế toán quản trị hàng tồn kho. Đề cập đến lượng dịch vụ mà một doanh nghiệp có thể cung cấp trong một khoảng thời gian nhất định.
• Ví dụ: một khách sạn có 10 phòng có kho dịch vụ gồm 70 lượt lưu trú một đêm mỗi tuần.

11. Hàng tồn kho quá cảnh

• Còn được gọi là hàng tồn kho theo đường ống. Hàng tồn kho quá cảnh là hàng hóa di chuyển giữa nhà sản xuất, nhà kho và trung tâm phân phối.
• Hàng tồn kho quá cảnh có thể mất vài tuần để di chuyển giữa các cơ sở.

12. Quản lý hàng tồn kho theo lý thuyết

• Còn được gọi là hàng tồn kho theo sổ sách. Hàng tồn kho theo lý thuyết là lượng hàng tồn kho ít nhất mà một công ty cần để hoàn thành một quy trình mà không phải chờ đợi.
• Hàng tồn kho lý thuyết được sử dụng chủ yếu trong sản xuất và công nghiệp thực phẩm. Nó được đo bằng cách sử dụng công thức thực tế so với lý thuyết.

13. Hàng tồn kho dư thừa

• Còn được gọi là hàng tồn kho lỗi thời. Hàng tồn kho dư thừa là hàng hóa hoặc nguyên liệu thô chưa bán hoặc chưa sử dụng mà một công ty không muốn sử dụng hoặc bán nhưng vẫn phải trả tiền để lưu trữ.

Hàng tồn kho được biết đến là hàng hóa và sản phẩm của công ty có thể bán được. Nó được dán nhãn là tài sản hiện tại trên bảng cân đối kế toán của công ty. Trung gian giữa sản xuất và thực hiện đơn hàng.

Mục đích của quản lý hàng tồn kho đối với doanh nghiệp

Doanh nghiệp luôn có xu hướng muốn bán hết các hàng hóa có sẵn. Không muốn có hàng tồn kho trong thời gian dài. Bởi sẽ mất chi phí trong việc bù lỗ hàng hóa mất mát/hư hại/lỗi thời và việc quản lý hàng trong kho.

Tuy nhiên, doanh nghiệp cần phải lưu giữ một số lượng hàng nhất định trong kho. Để đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng hoặc tránh làm gián đoạn quy trình sản xuất. Mục đích để quản trị hàng tồn kho của doanh nghiệp theo các hoạt động:

#1. Giao dịch

Doanh nghiệp sẽ duy trì hàng tồn kho để tránh các trường hợp gây tắc nghẽn trong quá trình sản xuất và bán hàng. Bị gián đoạn do thiếu nguyên liệu thô. Mặc khác, việc bán hàng cũng không bị ảnh hưởng do không có sẵn hàng hóa thành phẩm.

Duy trì mức quản lý hàng tồn kho hợp lý cho doanh nghiệp:

• Khi quản lý hàng tồn kho, bạn biết được số lượng hàng đang có trong kho. Sẽ tránh được tình trạng thiếu sản phẩm và lưu giữ vừa đủ hàng trong kho cần thiết.
• Bên cạnh đó, bạn nắm được lượng hàng biến động trong kho hàng nhiều hay ít. Có sự thay đổi như thế nào và rút ra được nhu cầu của khách hàng. Đảm bảo lượng hàng hóa phù hợp trong kho.

Đáp ứng kịp thời nhu cầu khách hàng:

• Quản lý chính xác lượng hàng tồn kho sẽ giúp tránh nguy cơ “cháy hàng”. Để luôn sẵn có khi khách hàng tìm đến bạn. Khi đó, họ sẽ tin tưởng và trung thành với các sản phẩm của doanh nghiệp.

Quản lý hàng tồn kho giúp tiết kiệm thời gian:

• Quản lý hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp biết sự thay đổi hàng hóa trong kho giúp tiết kiệm thời gian. Thay vì phải kiểm tra và đếm từng mặt hàng. 
• Việc sử dụng hệ thống quản lý vừa tiết kiệm thời gian, lại tránh được các sai sót không đáng.

Quản lý hàng tồn kho giúp tiết kiệm chi phí:

• Khi lượng hàng tồn kho được tính vào mức vừa đủ, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được một khoản lớn chi phí lưu kho. 
• Quản lý tốt sẽ giúp bạn điều chỉnh hợp lý số lượng hàng hóa căn cứ vào số liệu hàng nhập và xuất kho. Nhờ đó, bạn vạch ra được kế hoạch cho việc sản xuất và lưu trữ mặt hàng hợp lý. Nhằm tiết kiệm chi phí và đầu tư vào các mặt hàng đem lại lợi ích cao hơn.

#2. Dự phòng

• Phương án dự phòng là trường hợp doanh nghiệp hạn chế rủi ro hoặc cung cấp lợi ích cho doanh nghiệp. 
• Trường hợp vào thời điểm nào đó, nhu cầu về hàng hóa đột nhiên tăng lên, thị trường không đủ hàng hóa để cung ứng. Đây là thời điểm mà hàng tồn kho sẽ giúp doanh nghiệp gia tăng lợi ích.
• Trường hợp quá trình sản xuất bị thiếu hụt nguyên liệu. Nhưng thị trường đang thiếu hụt nguyên liệu đó. Thì quản trị hàng tồn kho giúp ích cho doanh nghiệp bổ sung nguyên liệu. Tránh bị ép giá cao do các doanh nghiệp khác đầu cơ.

#3. Đầu cơ

• Giá cả thường xuyên biến động và thường có xu hướng tăng lên. Vì vậy, nếu doanh nghiệp tích trữ lượng hàng nhất định trong kho sẽ tiết kiệm được nhiều chi phí. Lượng hàng tích trữ này là hàng hóa hay nguyên vật liệu đều có ích cho doanh nghiệp.
• Tuy nhiên, thông thường người ta sẽ lưu trữ nguyên liệu hoặc bán thành phẩm (có thời hạn lâu). Để phục vụ cho quá trình sản xuất vì nguyên liệu chưa qua sản xuất thì chỉ mất chi phí đầu vào. Có thể điều chỉnh quá trình ra các thành phẩm khác nhau. Giảm thiểu việc lỗi thời sản phẩm.

Các phương pháp hay nhất về khoảng không quảng cáo

Với những phương pháp như:

Dự trữ an toàn:

• Còn được gọi là dự trữ đệm. Những sản phẩm này giúp các công ty không bị thiếu nguyên vật liệu/các mặt hàng có nhu cầu cao.
• Khi các công ty cạn kiệt nguồn cung được tính toán của họ. Kho dự trữ an toàn sẽ đóng vai trò dự phòng nếu mức cầu tăng bất ngờ.

Đầu tư vào Chương trình quản lý hàng tồn kho dựa trên:

• Đám mây: Hệ thống quản lý hàng tồn kho dựa trên đám mây. Cho phép các công ty biết trong thời gian thực vị trí của mọi sản phẩm và SKU trên toàn cầu. Dữ liệu này giúp một tổ chức phản ứng nhanh hơn, cập nhật và linh hoạt hơn.

Bắt đầu Chương trình Đếm:

• Chu kỳ: Lợi ích của việc đếm chu kỳ vượt ra ngoài kho hàng bằng cách giữ cho hàng tồn kho được đối chiếu. Và khách hàng hài lòng đồng thời tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho doanh nghiệp.

Sử dụng theo dõi lô/đợt:

• Ghi lại thông tin liên quan đến từng đợt hoặc lô sản phẩm. Mặc dù một số doanh nghiệp ghi nhật ký chi tiết chính xác.
• Chẳng hạn như ngày hết hạn cung cấp thông tin về ngày có thể bán được của sản phẩm. Nhưng các công ty không có hàng hóa dễ hỏng sử dụng tính năng theo dõi lô/đợt để hiểu chi phí hạ cánh hoặc thời hạn sử dụng của sản phẩm.

Quản lý hàng tồn kho là rất quan trọng trong việc củng cố chuỗi cung ứng của công ty. Vì nó giúp ổn định động lực giữa nhu cầu của khách hàng, không gian lưu trữ và hạn chế tiền mặt.

Lợi ích của phân tích hàng tồn kho

Phân tích hàng tồn kho làm tăng lợi nhuận bằng cách giảm chi phí và hỗ trợ doanh thu. Nó cũng:

• Cải thiện dòng tiền
• Giảm tình trạng hết hàng
• Tăng sự hài lòng của khách hàng
• Giảm lãng phí hàng tồn kho
• Giảm sự chậm trễ của dự án
• Cải thiện việc định giá từ các nhà cung cấp và đại lý
• Mở rộng hiểu biết của bạn về doanh nghiệp

Ví dụ về hàng tồn kho:

• Hãy xem xét một nhà bán lẻ thời trang chẳng hạn như Zara, hoạt động theo lịch trình theo mùa. Do tính chất thời trang nhanh của doanh thu, Zara, giống như các nhà bán lẻ thời trang khác. Chịu áp lực bán hàng tồn kho nhanh chóng.
• Hàng của Zara là một ví dụ về tồn kho ở giai đoạn thành phẩm. Mặt khác, vải và các tư liệu sản xuất khác được coi là một dạng nguyên vật liệu của hàng tồn kho.

Kết luận

Quản lý hàng tồn kho thích hợp có thể tạo ra hoặc phá vỡ một doanh nghiệp. Thành công của họ phụ thuộc vào khả năng xem và quản trị hàng tồn kho tại bất kỳ thời điểm nào.

Những người ra quyết định phải sử dụng các công cụ chính xác. Để quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả. Phân biệt sự cân bằng lý tưởng giữa cung và cầu trong toàn bộ kho hàng. Nhằm tạo ra sự khác biệt trong cách thức hoạt động kinh doanh của bạn.

Bài viết trên VMO Agency đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích. Chúc bạn đọc vui vẻ!