Một trong những thách thức lớn nhất khi tổ chức một sự kiện là giai đoạn lập kế hoạch tổ chức sự kiện. Ngay cả việc cách tổ chức một sự kiện khá nhỏ và có vẻ đơn giản. Cũng có thể là một nhiệm vụ rất khó khăn cần xem xét và điều chỉnh. Và đây là lần đầu tiên bạn lên kế hoạch mà không cần công ty tổ chức sự kiện. Việc biết bắt đầu từ đâu có thể khiến bạn nản lòng, nhưng đừng lo lắng vì bạn đã đến đúng nơi.

Hãy cùng VMO Agency khám phá bài viết dưới đây nhé!

Lập kế hoạch tổ chức sự kiện là gì?

Đó là quá trình lập kế hoạch tất cả các chi tiết và hậu cần của một sự kiện. Cách tổ chức sự kiện đó có thể có quy mô, độ phức tạp và mục đích. Họ có thể trực tiếp, online, hội thảo trên web hoặc kết hợp.

Phải mất rất nhiều thời gian và công sức để quản lý một sự kiện. Liên quan đến việc giao tiếp với nhiều nhóm và nhà cung cấp. Lập kế hoạch bao gồm các nhiệm vụ ở tất cả các giai đoạn của chu kỳ sự kiện. Như:

• Tiếp thị sự kiện
• Nhà tài trợ sự kiện
• Tìm nguồn cung ứng địa điểm
• Xây dựng thương hiệu sự kiện
• Xây dựng trang web sự kiện
• …

Bước 1: Xác định mục tiêu SMART khi lập kế hoạch cách tổ chức sự kiện

Bước đầu tiên là dành thời gian thực sự suy nghĩ về lý do và mục tiêu để tổ chức sự kiện này. Nếu không xác định rõ ràng mục tiêu của sự kiện. Bạn sẽ không thể tìm ra hướng đi phù hợp cho sự kiện của mình. Công ty tổ chức sự kiện.
Bạn có thể chỉ ra loại sự kiện nào bạn nên tổ chức để tối đa hóa cơ hội đạt được những mục tiêu này.

Đầu tiên, quyết định mục tiêu chính cho sự kiện. Điều này có thể thay đổi từ bất cứ điều gì bao gồm:

• Để hỗ trợ ra mắt sản phẩm mới
• Tăng nhận thức về thương hiệu
• Bán nhiều sản phẩm/dịch vụ của bạn hơn trong sự kiện
• Giáo dục đối tượng mục tiêu của bạn về một cái gì đó
• Và như thế. Mặc dù có thể kết hợp nhiều mục tiêu khác nhau làm mục tiêu chính của bạn, nhưng tốt nhất bạn chỉ nên tập trung vào một hoặc hai mục tiêu.

Tiếp theo, lập kế hoạch tổ chức sự kiện các mục tiêu SMART cụ thể hơn bắt nguồn từ mục tiêu chính này. Hãy nhớ rằng, SMART là viết tắt của:

• Cụ thể: làm cho mục tiêu của bạn càng hẹp và cụ thể càng tốt.
• Đo lường được: bạn sẽ có thể chỉ định KPI và chỉ số để theo dõi tiến trình của mình trong việc đạt được mục tiêu này
• Có thể đạt được: nghĩa là đủ thực tế để đạt được trong khung thời gian mong muốn. Quan trọng để duy trì tinh thần của nhóm của bạn.
• Có liên quan: khá dễ hiểu, mục tiêu sự kiện của bạn phải phù hợp với mục tiêu dài hạn của tổ chức bạn.
• Có giới hạn thời gian: chúng ta có thể đặt ra một mốc thời gian thực tế nhưng đầy tham vọng cho từng mục tiêu để duy trì động lực.

Dưới đây là một số ví dụ về mục tiêu SMART để lập kế hoạch sự kiện:

• Nhận ngay 100 lượt mua sản phẩm khuyến mại trong công ty tổ chức sự kiện
• Nhận thêm 1000 lượt đề cập trên mạng xã hội trong sự kiện này
• Nhận thêm 1000 người theo dõi trên Instagram trước, trong và một tuần sau sự kiện

Bước 2: Lập kế hoạch tổ chức sự kiện sơ bộ

Dựa trên các mục tiêu mà bạn đã thảo luận ở trên, chúng ta có thể bắt đầu tạo bản nháp cho kế hoạch của sự kiện.

Kế hoạch sơ bộ này nên bao gồm các chi tiết chính sẽ đạt được các mục tiêu đã hoạch định. Hãy nhớ rằng điều này không nhất thiết phải là một thứ cố định

Tuy nhiên, bạn nên bao gồm các chi tiết sơ bộ như:

• Khung thời gian
• Vị trí
• Chi tiết về người tham dự
• Loại sự kiện
• Hội nghị
• Hội thảo/lớp học
• Triển lãm thương mại và triển lãm
• Cuộc thi
• Lễ hội
• Phiên diễn giả

Dựa trên kế hoạch sơ bộ này, bạn cũng nên ước tính ngân sách cần thiết. Và tạo đề xuất nội bộ để đảm bảo sự ủng hộ từ lãnh đạo tổ chức của bạn (nếu có). Sau đó, bạn có thể bắt đầu lập kế hoạch cho các nhà tài trợ mục tiêu, diễn giả sự kiện và nhà triển lãm.

Bước 3: Thiết lập ngân sách khi lập kế hoạch cách tổ chức sự kiện

Tạo ngân sách là một bước đầu tiên cần thiết trong kế hoạch. Giúp làm rõ các khía cạnh khác trong kế hoạch của bạn. Ngoài ra, việc thiết lập ngân sách giúp tránh những bất ngờ không mong muốn. Bạn sẽ thành công hơn nếu vạch ra trước toàn bộ ngân sách của mình. Tiếp tục cập nhật khi hoàn tất các biến số và bám sát quy trình.

Dựa trên ngân sách cấp cao và phạm vi nhu cầu ban đầu của bạn. Bạn nên bắt đầu vạch ra chi phí mục hàng của mình để hiểu rõ cách ngân sách của bạn sẽ được phân bổ theo nhu cầu của bạn.

Theo Eventbrite, “Ngân sách được chia nhỏ theo tiếp thị và khuyến mãi (43%), diễn giả và tài năng (32%), tài liệu in (29%), địa điểm (18%).”

Khi kế hoạch của bạn được củng cố, bạn sẽ phải xem xét lại ngân sách. Mục hàng chắc chắn sẽ thay đổi cho công ty cổ chức sự kiện. Chỉ cần nhớ giữ ngân sách chính xác phản ánh bất kỳ thay đổi hoặc cập nhật nào bạn thực hiện.

Bước 4: Quyết định địa điểm và ngày

Trước khi lập kế hoạch cho sự kiện của bạn và thậm chí trước khi tạo nhóm của bạn. Tốt nhất bạn nên quyết định địa điểm và ngày cho sự kiện của mình.

Bắt đầu nghiên cứu các lựa chọn địa điểm càng sớm càng tốt. Việc quyết định ngày/giờ tốt nhất khi địa điểm còn trống là rất quan trọng và có thể là một thách thức.

Đừng quên rằng có nhiều yếu tố khác phụ thuộc vào địa điểm như chỗ ở, phục vụ ăn uống, bố trí, sắp xếp việc đi lại cho người tham dự, v.v. Đây là lý do tại sao bạn có thể quyết định địa điểm và ngày càng sớm thì càng tốt. Để bạn có thể lên kế hoạch cho các yếu tố khác của sự kiện mà không phải lo lắng về điều này.

Bạn cũng có thể muốn xem xét các yếu tố theo mùa ở địa điểm của mình. Chẳng hạn như chi phí đi lại và các địa điểm nổi tiếng có thể đắt hơn. Để đặt chỗ vào những tháng nhất định, tùy thuộc vào địa điểm của bạn.

Nghiên cứu kỹ các lựa chọn của bạn và đừng ngại đặt càng nhiều câu hỏi càng tốt khi nói chuyện với đại diện địa điểm.

Bước 5: Thành lập nhóm sự kiện của bạn

Nếu đó là một sự kiện khá nhỏ và đơn giản và bạn dự định tự tổ chức sự kiện (hoặc với sự trợ giúp của một hoặc hai người), thì bạn có thể bỏ qua bước này. Tuy nhiên, nếu bạn đang lên kế hoạch cho một sự kiện lớn. Rất có thể bạn sẽ cần một nhóm được tổ chức phù hợp để giúp bạn lập kế hoạch, tổ chức và thực hiện sản xuất sự kiện.

Dưới đây là một số vai trò quan trọng cần xem xét trong một nhóm sự kiện:

• Người quản lý sự kiện: giám sát toàn bộ nhóm và chịu trách nhiệm cuối cùng về việc thực hiện chung sự kiện. Đưa ra quyết định cấp cao nhất bao gồm quản lý ngân sách sự kiện.
• Điều phối viên tiếp thị: chịu trách nhiệm về chiến lược quảng cáo và truyền thông cũng như thực hiện các chương trình khuyến mãi sự kiện trước, trong và sau sự kiện.
• Nhà thiết kế: quan trọng đối với tất cả các thành phần trực quan của sự kiện từ thiết kế sân khấu, trang web, email và nội dung truyền thông xã hội, trong số những thành phần khác.
• Điều phối viên chính tại chỗ: người trực tiếp phụ trách mọi việc diễn ra vào ngày diễn ra sự kiện tại địa điểm. Người liên hệ chính về địa điểm cho các nhà cung cấp, nhà triển lãm, nhà tài trợ, v.v.
• Lên lịch: điều phối các cuộc họp trước và tại sự kiện, làm việc với các diễn giả/nhà triển lãm. Và đảm bảo lịch trình của sự kiện được cập nhật và duy trì tốt.
• Đăng ký: làm việc với các nhà cung cấp phần mềm bán vé sự kiện, sản xuất và quản lý vé. Đồng thời đảm bảo toàn bộ quy trình đăng ký diễn ra suôn sẻ.
• Tài trợ: bán các cơ hội tài trợ và duy trì mối quan hệ với các nhà tài trợ được bảo đảm.
• Nhà công nghệ sự kiện: chịu trách nhiệm về toàn bộ sự kiện và ngăn xếp công nghệ tiếp thị. Để đảm bảo bạn đang thu thập dữ liệu ở mọi giai đoạn của sự kiện và đảm bảo dữ liệu này được đồng bộ hóa.

Bước 6: Phát triển thương hiệu sự kiện của bạn

Điều quan trọng là phải có cá tính mạnh mẽ trong thương hiệu của bạn. Để giúp sự kiện của bạn luôn được người tham dự mục tiêu ghi nhớ. Một thương hiệu mạnh cũng có thể giúp bạn định hướng sự kiện của mình.

Nói chung, thương hiệu sự kiện của bạn phải phù hợp với thương hiệu tổ chức của bạn, nhưng nó cũng phải có một thương hiệu mạnh.

Bạn nên xem xét:

• Tên sự kiện: rất quan trọng vì nó sẽ là điều đầu tiên những người tham dự của bạn nhìn thấy.
• Logo, màu sắc thương hiệu và các yếu tố thiết kế khác: phải phù hợp với các yếu tố thiết kế của doanh nghiệp bạn
• Trang trí tại chỗ, bảng chỉ dẫn, chữ ký email: các chi tiết trực quan nhỏ hơn về sự kiện và tài liệu quảng cáo của bạn sẽ hỗ trợ xây dựng thương hiệu sự kiện tổng thể của bạn

Bước 7: Chi tiết lập kế hoạch cách tổ chức sự kiện của bạn

Trong bước này, bạn nên lập kế hoạch tất cả các chi tiết cho chương trình sự kiện của mình.

Đối với địa điểm của bạn, tốt nhất bạn nên quyết định tất cả các chi tiết càng sớm càng tốt. Tuy nhiên, bạn không thực sự cần phải hoàn tất tất cả các lịch trình. Có thể bắt đầu quảng bá sự kiện và bạn luôn có thể thực hiện các thay đổi ngay cả sau khi đã mua vé.

Tuy nhiên, điều quan trọng là ít nhất phải có một khung sự kiện chi tiết càng sớm càng tốt.

Bước 8: Xác nhận Diễn giả, Nhà triển lãm và Nhà tài trợ

Bước này là về việc đảm bảo các bên bên ngoài sẽ rất quan trọng cho sự thành công của sự kiện của bạn.

Xây dựng danh sách các nhà tài trợ và nhà triển lãm mà bạn muốn tham gia vào sự kiện của mình, đồng thời tiến hành nghiên cứu kỹ lưỡng để hiểu liệu họ có phù hợp với sự kiện của bạn hay không.

Để thu hút các nhà tài trợ, hãy đặc biệt tìm hiểu xem họ sẽ được lợi như thế nào khi cộng tác với thương hiệu của bạn và/hoặc tham gia vào sự kiện của bạn, ví dụ:

• Đối tượng mục tiêu lẫn nhau
• Sản phẩm/dịch vụ miễn phí
• Gần đây họ đang tung ra một sản phẩm mới và cần được khuyến mãi
• Dành thời gian để tạo các gói tài trợ toàn diện trước khi liên hệ với các nhà tài trợ của bạn.

Bước 9: Xác định và chọn công nghệ của bạn

Ngày nay, hầu như không thể tổ chức một sự kiện nếu không có sự trợ giúp của công nghệ. Mọi người sẽ muốn đăng ký trực tuyến. Và bạn sẽ cần một giải pháp công nghệ cho việc này. Đồng thời bạn cũng nên xem xét các công nghệ có thể giúp hỗ trợ năng suất của nhóm bạn.

Bạn nên xem xét:

• Đăng ký trực tuyến
• Công nghệ năng suất
• Ứng dụng sự kiện
• Phát trực tiếp

Bước 10: Xây dựng kế hoạch xúc tiến

Bước cuối cùng ở đây là tạo một kế hoạch tiếp thị toàn diện cho sự kiện của bạn.

Trong bước này, bạn nên đưa vào chi tiết các chiến thuật tiếp thị mà bạn sẽ sử dụng để thu hút nhiều người tham dự hơn và chìa khóa ở đây là hiểu thấu đáo về những người tham dự mục tiêu của bạn.

Đánh giá các kênh tiếp thị có sẵn và kiểm tra xem kênh nào có nhiều khả năng giúp bạn tiếp cận đối tượng mục tiêu hơn.

Phần kết luận

Bằng cách làm theo các bước chúng tôi đã thảo luận ở trên, bạn đã sẵn sàng bắt đầu lập kế hoạch và tổ chức sự kiện của riêng mình.

Như đã thảo luận, khi lập kế hoạch cho một sự kiện, càng sớm càng tốt : đảm bảo địa điểm và ngày diễn ra sự kiện của bạn càng sớm càng tốt để bạn có thể tiếp tục đảm bảo các chi tiết khác.

Ngoài ra, hãy tạo một hệ thống tại chỗ để giúp bạn đánh giá sự kiện sau khi nó được thực hiện bằng cách đo hiệu suất thực tế với (các) mục tiêu của bạn.