Cách thực hiện PR: Hướng dẫn cơ bản về hoạt động quan hệ công chúng

Shape Image
Shape Image
Cách thực hiện PR: Hướng dẫn cơ bản về hoạt động quan hệ công chúng

Đối với nhiều người, quan hệ công chúng vẫn còn là một ẩn số. Mối quan hệ công chúng đi kèm giữa sáng tạo, thuyết phục và chiến lược. Nếu bạn biết cách làm PR, bạn có thể tác động đến mọi bộ phận của doanh nghiệp hoặc thương hiệu.

Bạn đang muốn mở rộng phạm vi tiếp cận thương hiệu của mình? Bạn có muốn giới thiệu doanh nghiệp của mình với những người mới có thể muốn dùng thử sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn không? Hãy cùng VMO tìm hiểu thêm nhé!

Public Relations

Quan hệ công chúng là gì?

Quan hệ công chúng (PR) là việc sử dụng các kênh truyền thông để quảng bá tổ chức của bạn và nâng cao nhận thức tích cực của công chúng. PR cũng là quá trình quản lý thương hiệu và truyền thông của tổ chức bạn. Đặc biệt là trong thời kỳ khủng hoảng.

PR là cách các thương hiệu quản lý sự lan truyền thông tin của họ. Vì vậy nó tương tự như việc xây dựng thương hiệu . Sự khác biệt chính là quan hệ công chúng tập trung vào truyền thông và danh tiếng. Trong khi thương hiệu dựa trên các yếu tố trực quan như logo, trang web và tài liệu Marketing.

Chuyên gia Public Relations

Thành công với tư cách là một chuyên gia quan hệ công chúng. Đòi hỏi sự hiểu biết sâu sắc về lợi ích và mối quan tâm tốt nhất của công ty hoặc khách hàng. Cùng với khả năng xây dựng mối quan hệ với công chúng. Chuyên gia PR phải giải quyết một cách khéo léo và hiệu quả những mối quan tâm này bằng cách làm cho công chúng có lợi cho công ty. Các công cụ mà họ sử dụng để làm như vậy có thể bao gồm:

  • Thông cáo báo chí
  • Bài phát biểu
  • Sự kiện truyền thông
  • Nghiên cứu thị trường
  • Kết nối Internet
  • Viết blog
  • Các chiến lược quản lý khủng hoảng
  • Truyền thông xã hội

Tại sao Public Relations lại quan trọng?

Quan hệ công chúng nhằm mục đích thể hiện hình ảnh tốt nhất của một tổ chức hoặc cá nhân trong mắt công chúng. Bao gồm các nhà đầu tư tiềm năng, khách hàng tương lai hoặc hiện tại, đối tác thị trường, nhân viên và các bên liên quan.

Điều này khác với Marketing và quảng cáo ở chỗ PR không nhằm mục đích bán sản phẩm/dịch vụ. Mà thay vào đó là tạo mối quan hệ, xây dựng lòng tin và sử dụng thông tin hiện có để cung cấp cho công chúng tốt hơn. Một đội ngũ PR là điều cần thiết. Không chỉ trong những lúc tranh cãi mà còn cần thiết hàng ngày để bảo vệ và nâng cao hình ảnh trước công chúng của công ty.

Một số chức năng chính của quan hệ công chúng

Một số chức năng chính

Mất kiểm soát

Các chuyên gia quan hệ công chúng rất cần thiết trong thời kỳ khủng hoảng. Sau một sai lầm công khai, thảm họa thiên nhiên hoặc tin đồn khó chịu. Để chống lại thông tin sai lệch, giảm thiểu thiệt hại và quản lý nhận thức của cộng đồng. Chuyên gia PR theo dõi và kiểm soát chặt chẽ câu chuyện xung quanh khách hàng của họ. Các hành động mà nhóm PR thực hiện để thực hiện điều này có thể khác nhau. Tùy thuộc vào mức độ nghiêm trọng của thiệt hại tiềm ẩn.

Xây dựng thương hiệu

Sự cạnh tranh trên thị trường ngày nay phụ thuộc rất nhiều vào cả yếu tố công khai và chất lượng. Các chuyên gia PR xây dựng các chiến dịch. Để đảm bảo rằng thương hiệu được nhận biết rộng rãi và đồng nghĩa với chất lượng, thẩm quyền và độ tin cậy mà người tiêu dùng tìm kiếm.

Kết nối mạng

Vì sự tương tác là một trong những phần quan trọng nhất của việc xây dựng thương hiệu. Các nhóm PR làm việc với các nhóm Marketing để tạo các hoạt động truyền thông xã hội hấp dẫn. Mạng xã hội cho phép các chuyên gia quan hệ công chúng tiếp cận và tương tác với khách hàng. Bằng các cuộc thi, video, bài đăng tương tác trên phương tiện truyền thông xã hội. Các yếu tố tương tác này có thể làm tăng đáng kể phạm vi tiếp cận trực tuyến của thương hiệu. Đặc biệt khi được kết hợp với các nỗ lực Marketing khác.

Sự khác biệt giữa Quan hệ công chúng và Marketing

Theo truyền thống, quan hệ công chúng là việc duy trì hình ảnh trước công chúng của một công ty hoặc con người. Trong khi Marketing là việc quảng bá và bán các sản phẩm và dịch vụ. Mặc dù mọi người trong cả Marketing và PR có thể sử dụng nhiều chiến thuật giống nhau. Chẳng hạn như chạy các chiến dịch quảng cáo và quản lý thông điệp của một công ty. Nhưng mục tiêu của họ là khác nhau. Mục tiêu của PR là nâng cao danh tiếng của thương hiệu, trong khi mục tiêu của marketing là thúc đẩy doanh số bán hàng.

Tuy nhiên, để có kết quả tốt nhất, Marketing và quan hệ công chúng nên hoạt động song song với nhau. Rốt cuộc, mọi người có nhiều khả năng mua hàng từ những thương hiệu mà họ biết, yêu thích và tin tưởng. Ai đó kết nối với thương hiệu của bạn có nhiều khả năng trở thành khách hàng hơn.

Sự khác biệt

Các loại quan hệ công chúng

Quan hệ công chúng có thể được tổ chức thành ba loại chính: phương tiện truyền thông kiếm được, sở hữu và trả tiền. Mỗi loại trong số ba loại sử dụng các phương pháp khác nhau. Để thu hút và xây dựng lòng tin với khán giả của bạn, bạn nên bao gồm cả ba trong chiến dịch PR của mình:

Earned Media

Là loại phương tiện khó kiếm nhất. Đó là lý do tại sao nó được gọi là “earned”. Loại phương tiện này thực chất là truyền miệng. Nó thường liên quan đến việc khuyến khích mọi người nói về doanh nghiệp của bạn trực tuyến và bao gồm những điều như:

  • Khen ngợi khách hàng của bạn trên mạng xã hội, blog hoặc các cộng đồng trực tuyến khác
  • Đề cập đến tin tức ngành
  • Nhận xét
  • Thứ hạng cao trong công cụ tìm kiếm

Earned Media cực kỳ hiệu quả trong việc thúc đẩy chuyển đổi xung quanh thương hiệu của bạn. Vì khách hàng tiềm năng nói chung sẽ lắng nghe lời của người khác qua bất kỳ thông điệp tiếp thị nào. Tuy nhiên, cần phải có sự kiên định và làm việc chăm chỉ để kiếm được.

Earned Media

Owned Media

Đề cập đến bất kỳ nội dung nào mà doanh nghiệp của bạn tạo ra. Vì bạn có toàn quyền kiểm soát nội dung đó. Đó là loại phương tiện truyền thông đầu tiên mà bất kỳ chiến dịch PR nào nên tập trung vào. Trong nhiều trường hợp, khi mọi người nói về thương hiệu của bạn trực tuyến họ sẽ tham khảo phương tiện truyền thông thuộc sở hữu của bạn. Một số ví dụ về Owned Media bao gồm:

  • Nội dung blog
  • Bản sao trang web
  • Trang sản phẩm
  • Email bản tin
  • Nội dung mạng xã hội
Owned Media

Paid Media

Paid Media chính xác như âm thanh của nó. Khi bạn trả tiền để quảng cáo nội dung của mình để giúp mọi người tìm thấy nội dung đó dễ dàng hơn. Quảng cáo phương tiện truyền thông thuộc sở hữu là một thông lệ tiêu chuẩn trong PR và bao gồm các hoạt động như:

  • Quảng cáo trên mạng xã hội
  • Quảng cáo nội dung bằng cách sử dụng quảng cáo trả cho mỗi lần nhấp chuột (PPC)
  • Trả tiền cho tiếp thị người có ảnh hưởng
Paid Media

Chiến lược PR là gì?

Chiến lược PR giúp doanh nghiệp tạo ra, tổ chức và đo lường hiệu quả của các chiến thuật quan hệ công chúng theo thời gian. Nó tách biệt với một kế hoạch Marketing nhưng sẽ hỗ trợ các nỗ lực Marketing.

Chiến lược quan hệ công chúng có thể bao gồm cả năm chiến dịch hoặc giải quyết một mục tiêu duy nhất. Chẳng hạn như ra mắt sản phẩm.

Phát triển một chiến lược PR đích thực đòi hỏi một cách tiếp cận hợp tác để truyền thông.

Có thể dễ dàng chớp lấy những cơ hội một thời để thu hút sự chú ý của giới truyền thông. Nhưng nếu bạn muốn biết cách làm PR đúng đắn. Hãy bắt đầu với chiến lược quan hệ công chúng.

1. Nghiên cứu các yếu tố bên trong và bên ngoài thương hiệu

Bắt đầu với những gì đã diễn ra của doanh nghiệp. Những nỗ lực không thành công. Điều này có thể bao gồm:

  • Theo dõi lượt đề cập trên phương tiện truyền thông.
  • Xem xét các mối quan hệ và kết quả của người có ảnh hưởng.
  • Đánh giá mức độ tương tác trên mạng xã hội và KPI lưu lượng truy cập.
  • Xem xét tính cách người mua và thông tin chi tiết về khách hàng.

Tiếp theo, thực hiện một số phân tích cạnh tranh. Để tìm ra điều gì đang hoạt động tốt nhất cho các doanh nghiệp khác trong ngành

Khi bạn kết thúc nghiên cứu của mình. Hãy liệt kê bất kỳ yếu tố bên trong hoặc bên ngoài nào có thể có tác động đến thương hiệu của bạn. Chúng có thể bao gồm:

  • Các thay đổi về tính năng, sản phẩm hoặc giá cả
  • Dịch chuyển phân phối
  • Các bên liên quan và thay đổi lãnh đạo
  • Tình cảm nhân viên
  • Các yếu tố pháp lý
  • Không khí chính trị
  • Chuyển dịch kinh tế
  • Xu hướng
  • Tiến bộ công nghệ
Các yếu tố bên trong và bên ngoài

2. Vạch ra mục tiêu của bạn

Bước này rất quan trọng, nó giúp bạn đi đến các chiến thuật phù hợp. Có một số điều mà mọi kế hoạch PR nên bao gồm:

  • Đầu tiên, hãy quyết định đối tượng mục tiêu của bạn cho mỗi chiến dịch.
  • Tiếp theo, chọn những thông điệp chính mà bạn muốn truyền đạt cho khán giả đó.
  • Cuối cùng, đừng quên bao gồm các số liệu bạn định theo dõi. Theo dõi phân tích phải là một phần của thiết lập chiến dịch.

Hình thành một nền tảng vững chắc cho các mối quan hệ công chúng của bạn. Chúng sẽ giúp bạn thành công tốt hơn là nỗ lực một lần. Cố gắng biến mỗi mục tiêu thành mục tiêu SMART.

3. Tạo dòng thời gian cho các chiến dịch PR của bạn

Thành công trong quan hệ công chúng dựa vào thông điệp phù hợp vào đúng thời điểm. Vì vậy, hãy tạo ra một lịch rõ ràng cho cả những sáng kiến ​​ngắn hạn và dài hạn.

Hãy nhớ ghi chú những ngày lễ và những ngày quan trọng của ngành.

Ví dụ: cuối tháng 11 là thời điểm quan trọng trong năm đối với hầu hết các doanh nghiệp thương mại điện tử.

Quản lý thời gian chiến dịch

4. Lựa chọn các chiến thuật quan hệ công chúng phù hợp

Một khi bạn biết khi nào và tại sao. Đã đến lúc xác định chiến thuật nào sẽ là tốt nhất để áp dụng cho chiến lược của bạn. Danh sách toàn diện này chia nhỏ các chiến thuật quan hệ công chúng hữu ích. Cũng có thể hữu ích khi xem một số ví dụ PR để lấy cảm hứng.

5. Theo dõi kết quả của bạn

Khi bạn quyết định chiến thuật, hãy quyết định cách bạn sẽ đo lường kết quả. Quan hệ công chúng không phải là một môn khoa học chính xác và việc đo lường nhận thức có thể rất phức tạp. Bất cứ khi nào có thể, hãy điều chỉnh các chỉ số PR của bạn với các mục tiêu kinh doanh. Điều này có thể giúp bạn rút ra mối liên hệ rõ ràng giữa nỗ lực quan hệ công chúng và ROI.

Chúng có thể hiệu quả hơn với chiến lược đa kênh, kết nối đúng chủ đề với đúng đối tượng.

Các thương hiệu quản lý PR – hoặc truyền thông và danh tiếng. Thông qua các kênh truyền thông khác nhau. Một chiến lược quan hệ công chúng tuyệt vời thường bao gồm ba loại phương tiện truyền thông.

Theo dõi các kết quả

Chiến lược và chiến thuật Public Relations

1. Sự kiện kinh doanh

Các sự kiện kinh doanh là cơ hội để tiếp thị sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn và tiếp cận thương hiệu của bạn.

Cho dù do công ty của bạn tổ chức hay tham dự, các sự kiện cũng là những cơ hội bán hàng quan trọng. Các sự kiện mang đến cho bạn cơ hội gặp gỡ khách hàng tiềm năng. Và làm hài lòng những khách hàng hiện tại trực tiếp.

Tham gia phát biểu tại các sự kiện cũng rất hữu ích trong việc nâng cao nhận thức về thương hiệu. Và chia sẻ khả năng lãnh đạo tư tưởng độc đáo.

2. Quan hệ cộng đồng

Quan hệ cộng đồng đề cập đến việc xây dựng các mối quan hệ tích cực với cộng đồng địa phương xung quanh doanh nghiệp của bạn.

Điều này có thể bao gồm công việc từ thiện, quyên góp, giảm giá đặc biệt. Hoặc bất cứ điều gì xây dựng mối quan hệ bền chặt với cộng đồng và củng cố lòng trung thành của khách hàng.

3. Trách nhiệm Doanh nghiệp và xã hội

Trách nhiệm xã hội và doanh nghiệp tương tự như quan hệ cộng đồng. Nhưng nó tập trung nhiều hơn vào các hoạt động kinh doanh có đạo đức. Trách nhiệm với môi trường và hoạt động từ thiện – tại địa phương, khu vực và toàn cầu. Đây là một lĩnh vực quan trọng của PR. Vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến nhận thức của công chúng về thương hiệu của bạn.

4. Quản lý khủng hoảng

Quản lý khủng hoảng là thực hành thừa nhận, quản lý và làm việc để đảo ngược các giao tiếp. Nhận thức tiêu cực xung quanh một cuộc khủng hoảng kinh doanh. PR thường xử lý bất cứ điều gì có thể gây nguy hiểm hoặc hủy hoại danh tiếng thương hiệu của bạn.

Quản lý khủng hoảng là một chức năng quan trọng của PR. Và cần được xử lý nhanh chóng, nhất quán và có chiến lược. Bạn có thể ngăn chặn khủng hoảng thông qua việc theo dõi cuộc trò chuyện trực tuyến. Hơn nữa, kiểm tra chất lượng bất kỳ tài liệu tiếp thị hoặc quảng cáo nào có thể bị hiểu nhầm hoặc hiểu sai.

5. Tạo mối quan hệ với nhân viên

Còn được gọi là PR nội bộ. Là hoạt động giao tiếp và nuôi dưỡng nhận thức tích cực của nhân viên về công ty của bạn.

Quy trình này có thể bao gồm các bản tin hoặc thông tin liên lạc dành riêng cho nhân viên. Các đặc quyền và lợi ích của nhân viên, các cơ hội đào tạo và nâng cao kỹ năng miễn phí. Các sự kiện đánh giá cao nhân viên và làm việc với các công đoàn hoặc nhóm nhân viên.

Quan hệ nhân viên không chỉ giữ cho nhân viên của bạn có động lực, làm việc chăm chỉ và trung thành. Mà còn khuyến khích họ ủng hộ doanh nghiệp của bạn. Điều này có thể mang lại cả khách hàng và nhiều nhân viên chất lượng cao hơn.

6. Quan hệ người ảnh hưởng

Người ảnh hưởng đóng một vai trò quan trọng trong PR và Marketing. 

Trong nhiều doanh nghiệp, nhóm quan hệ công chúng cũng quản lý các mối quan hệ của người có ảnh hưởng. Đôi khi các nhóm Marketing, truyền thông xã hội và PR chia sẻ những trách nhiệm này. Sẽ mất nhiều công sức và kinh nghiệm để cộng tác một cách sáng tạo với từng người có ảnh hưởng để đảm bảo thương hiệu của bạn đạt được kết quả mong muốn từ cơ quan có thẩm quyền.

Đo lường Public Relations: 10 KPI quan hệ công chúng cần theo dõi

  1. Phạm vi truyền thông và đề cập đến thương hiệu
  2. Chia sẻ giọng nói
  3. Tương tác quảng cáo chiêu hàng
  4. Tình cảm
  5. Tương tác trên mạng xã hội
  6. Chia sẻ trên mạng xã hội
  7. Lưu lượng truy cập trang web
  8. Số liệu SEO
  9. Chuyển đổi
  10. AVE

Các mục tiêu rõ ràng có thể đo lường được là cách duy nhất để đảm bảo rằng chiến lược PR của bạn có hiệu quả.

Hầu hết các chỉ số PR đều đo lường nhận thức. Vì vậy có thể khó kết nối trực tiếp chiến thắng của công ty với các chiến dịch quan hệ công chúng. Vì lý do này, bạn nên chọn một loạt các KPI phù hợp trực tiếp với mục tiêu kinh doanh của bạn.

Các KPI này sẽ giúp bạn theo dõi các nỗ lực PR của mình và xác định hiệu quả của chiến lược PR.

Kết luận

Với tất cả các chiến thuật, công cụ và mẹo xây dựng chiến lược này. Khi bạn tìm hiểu kỹ, hãy nhớ rằng quan hệ công chúng là một chiến lược liên tục, lặp đi lặp lại. Không phải là nhiệm vụ một lần. Giống như Marketing, có thể mất một lúc để thấy kết quả.

Bạn có thể tham khảo thêm một số bài viết sau!

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.